Het controleren van de inhoud van een email bericht valt onder het gebied van het recht op privacy. Het recht op privacy behoort een van onze meest elementaire rechten. Het is opgenomen in de Europese rechten van de mens en in de nederlandse grondwet. Deze recht tot privacy is geplaatst in de context van een persoonlijke levenssfeer. Maar hoe zit het met de privacy in de werksfeer met alle nieuwe vormen van communicatie?
Iedere werknemer heeft als het goed is een arbeidscontract waarin de rechten en plichten waar men zich als werknemer aan moet houden worden genoemd. Het College Bescherming Persoonsgegevens heeft een rapport uitgegeven waarin richtlijnen staan voor waar zowel werkgever als werknemer wat aan heeft over goed werken in een netwerken. Dit kan onderdeel uitmaken van het contract. Werkgevers hebben behoefte om het voorheen vrijblijvende gebruik van e-mail en internet in goede banen te leiden. Daarvoor staan in dit rapport gedragscodes en gebruiksregels opgesteld, die ook middels controle worden gehandhaafd. http://www.cbpweb.nl/documenten/av_21_Goed_werken_in_netwerken.stm
Het CPB heeft in het verlengde van dit rapport een raamregeling voor e-mail en internetgebruik ontwikkeld met behulp waarvan werkgever en werknemer een duidelijke afspraak kunnen maken wat wel en wat niet is toegestaan binnen een bedrijf. Een bedrijf kan duidelijk omschrijven wat de rechten en de plichten zijn van een werknemer. Een werknemer stemt door middel van het zetten van zijn handtekening in met deze afspraken. Een van de punten in dit rapport gaat bijvoorbeeld over de vraag of je privé email via de infrastructuur van de werkgever mag versturen. Ook hier zijn dus duidelijke afspraken over te maken.
Het is dus heel goed mogelijk om rekening te houden met de privacy van de werknemer. Vooral als een bedrijf gebruik maakt van een dergelijke raamovereenkomst. Overtreedt een werknemer deze regels heeft een werkgever het recht om te controlen. Als er van te voren duidelijke afspraken zijn gemaakt wat er in welke omstandigheden wanneer gecontroleerd gaat worden is er niet meer echt sprake van privacy. De werknemer weet waar hij aan toe is en controle vindt in alle openbaarheid plaats. Hij of zij kan er zeer eenvoudig voor zorgen dat mail waarvan ze niet willen dat deze gecontroleerd wordt niet in de workflow die gecontroleerd wordt is opgenomen.
Alles op een rij gezet denk ik dat een werkgever zowel de inhoud van een email onder bepaalde omstandigheden en rekening houdend met de gestelde voorwaarden (welke duidelijk bekend zijn bij werknemer!) mag controleren. Daarbij is er nog een onderscheidt te maken tussen interne of externe email en privé of zakelijke email.