designthinkingWe leven in tijden van elementaire veranderingen die vragen om een nieuwe manier van ideeën aandragen. Er is vraag naar een breder palet van oplossingen die bijdragen aan een continue proces van groei. Hiervoor is het vermogen om verschillende ideeën en beperkingen tegenover elkaar te zetten en zo nieuwe oplossingen te genereren onmisbaar. Dit integratieve denken heeft pas zin als we ons kunnen verplaatsen in de cultuur van de doelgroep en inzicht krijgen in de context. Door hier op te focussen en door het snel ontwikkelen van prototypen zijn we in staat om in hoog tempo ideeën te ontwikkelen. Door dit niet in een ivoren toren te doen maar samen met een interdisciplinair team kunnen we complexere en interessantere oplossingen bedenken. Dit proces wordt ook wel design thinking genoemd.

Wat is design thinking?

Design thinking is een mensgerichte onderzoeksmethode waarbij met kleine stappen een permanente gestage groei of verbetering wordt nagestreefd. Het is een holistisch ontwerp proces dat verder gaat dan alleen product, dienst of  proces en dat begint bij mensen en hun omgevingsfactoren. Het kent geen vaste volgorde van geordende stappen maar heeft wel een paar handige mijlpalen of bakens. Je kunt hiervoor het beste uitgaan van een systeem van verschillende ruimten.

Design thinking: ondezoeken, ideeën genereren, oplossingen bedenken

  • Er is een ruimte waar het team inspiratie opdoet voor het project. Hier zoekt men naar de uitdagingen of  kansen die de motivatie vormen voor het zoeken naar oplossingen.
  • Er is een ruimte waar ideeën worden gegenereerd, waar oplossingen worden bedacht en getest. Hier is alles gericht op het ontwikkelen van nieuwe concepten.
  • Dan is er de ruimte waar de bedachte oplossingen daadwerkelijk gerealiseerd worden zodat deze toegepast kunnen worden.

Het is een onderzoekend proces dat in een iteratieve, niet-lineaire flow zorgt voor onverwachte en vernieuwende inzichten. Sommige daarvan kunnen direct toegepast worden, anderen kunnen bijdragen aan een vernieuwende kijk van het team op lopende diensten of producten. Het kan zorgen voor een verrassende aanpak, een nieuwe markt of een innovatief product. Vooral in het begin kan het chaotisch en rommelig overkomen maar gekoppeld aan een iteratieve en incrementele ontwikkelmethode (agile) draagt design thinking juist bij aan een gestage groei. Je neemt kleine stappen, vraagt feedback en verbetert (iteratief). En het product of de dienst groeit gestaag door naar bijvoorbeeld meer functionaliteit of een effectievere dienstverlening (incrementeel).

Open minded mensen

Dit proces dat zich vooral kenmerkt door een open einde heeft open minded mensen nodig die deel uit willen maken van deze Agile werkwijze. Het team dat deze werkwijze snapt en zich niet laat leiden tot het rigide pad naar een definitief eindproduct draagt bij aan een innovatieve groei. Vanaf dag één is het team bezig met denken, vormen en bouwen. Ze sturen continue bij en dragen daardoor bij aan groei. Het moto hierbij is: ‘Het is beter om vroeg te falen dan om vroeg succes te hebben’. Kenmerkend voor deze onderzoekende en experimentele houding is het delen van processen, het erkennen van het gezamenlijke intellectuele eigendom en de bereidheid om van elkaar te leren. Daarnaast is het belangrijk om grenzen te benoemen.  Grenzen prikkelen en dagen de geest uit. De bereidheid om competerende grenzen te accepteren vormt de basis van design thinking. De eerste ruimte, de inspiratie ruimte wordt veelal besteed aan het ontdekken welke grenzen belangrijk zijn. Deze beperkingen kunnen het beste gevisualiseerd worden binnen drie overlappende succescriteria: haalbaarheid, wenselijkheid en levensvatbaarheid.

Design thinking: haalbaarheid, wenselijkheid en levensvatbaarheidEvenwicht op 3 gebieden

Om van een succesvol idee te kunnen spreken zijn er 3 gebieden die in evenwicht met elkaar moeten zijn.

  1. Wat is zinvol en waardevol voor mensen: wenselijkheid.
  2. Wat is veelbelovend en zou onderdeel kunnen gaan uitmaken van een duurzaam bedrijfs/business model: levensvatbaarheid.
  3. Wat is technisch mogelijk: haalbaarheid.

Een goed ontwerp denker zal in staat zijn deze drie gebieden in evenwicht met elkaar te brengen. Uitgaan van bijvoorbeeld alleen een technologische innovatie is enorm risicovol. Relatief weinig technische innovaties leveren direct een economisch voordeel op die de investeringen in tijd en resources rechtvaardigen. Door eenzijdig te focussen op de levensvatbaarheid kan groei voor innovatie gaan. En door alleen te focussen op de mensen kan juist de duurzaamheid onder druk komen te staan. Design thinkers hebben geleerd om -rekening houdend met alle drie de gebieden- een oplossing te vinden voor een project.

Het project als veranderproces

Ondanks het open einde is er zeker een punt waar naar toe gewerkt wordt. Elk project heeft een begin, een midden en een einde. Dit zorgt er direct voor dat er doelen gesteld kunnen worden. Er is een deadline en vooruitgang wordt gemeten. Proces en toekomstige werkzaamheden kunnen bijgestuurd worden. Overzicht, richting en grenzen zijn cruciaal voor het welslagen van een project. Maar het blijkt dat aan het einde van elke deadline de nieuwe manier van werken zo is ingeburgerd dat het een permanent onderdeel wordt het bedrijfsproces. Elk einde is automatisch een nieuw begin.

Een goede briefing

Beginpunt van elke opdracht is de briefing. In deze briefing wordt een kader geboden van waaruit gestart wordt. Er worden criteria opgesteld aan de hand waarvan vooruitgang gemeten kan worden. En er worden doelstellingen bepaald. Het is dus géén overzicht van instructies maar meer een mentaal kader dat houvast biedt. Een goed opgestelde briefing geeft ruimte aan het onverwachte en het onvoorspelbare omdatvan daaruit baanbrekende ideeën kunnen ontstaan. Als je van te voren al weet waar je uit moet komen dan zullen er ook geen innovatieve veranderingen ontstaan. Een ideale mix tussen vrijheid en beperkingen zorgt voor creatieve broedplaats waarbij iedere teamlid zich vrij voelt en het beste uit zichzelf naar boven kan halen. Een goede briefing is dus een kunst op zich en vergt een vaardig schrijver.

Het team

Design thinking: het teamEssentieel is dat er in het proces van Design Thinking alle partijen meedenken: marketing mensen, gebruikers, directie, techneuten, programmeurs, klanten, ontwerpers, etcetera. Deze creatieve kruisbestuiving zorgt voor evenwichtige keuzes gedurende het gehele project. De hersenkracht binnen een gemengd team is groter dan die van elke partij afzonderlijk.

Geschikte teamleden

De individuen die goed functioneren binnen een interdisciplinaire omgeving zijn makkelijk te herkennen. Naast hun diepgaande vakkennis hebben ze veelal ook de beschikking over kennis die niet direct tot hun eigen vakgebied behoort. Ze hebben zich veelal breed ontwikkeld. Het zijn bijvoorbeeld de schrijvers die ook psychologie gestudeerd hebben of de ingenieurs met marketing ervaring. Dit type mens is goed in staat om een concrete bijdrage te leveren aan de uitkomst.  Het vinden van juist deze mensen die èn de capaciteit èn de vaardigheid bezitten om goed te functioneren binnen een interdisciplinair teamverband is een uitdaging. Als dit goed gedaan wordt is er sprake van een echt interdisciplinair team.

Multidisciplinair versus interdisciplinair

Dit is iets anders dan een multidisciplinair team. Een teamlid binnen een multidisciplinair team zal vooral advocaat van zijn eigen vakgebied zijn waardoor het eerder een onderhandelingstraject wordt waarbinnen compromissen gesloten worden. Binnen een interdisciplinair team echter is er sprake van een collectief eigenaarschap van ideeën  en iedereen neemt de verantwoordelijkheid voor deze ideeën. Binnen een goed opgezet interdisciplinair team bestaande uit getalenteerde, optimistische en samenwerkende mensen ontstaat een soort chemische reactie die leidt tot onverwachte acties en reacties. Dit is vooral van groot belang in het begin van het project. Elke fase van het project heeft zijn eigen teamsamenstelling nodig. In het begin en bij het opstellen van de briefing zal het team veel kleiner zijn dan verderop in het project.

Vruchtbare bijeenkomsten

De manier waarop deze teamleden samenwerken is -dankzij snelle technologische mogelijkheden- aan grote verandering onderhevig. Naast de bijeenkomsten in de fysieke wereld is het online samenwerken enorm in opkomst. Er komen steeds meer toepassingen die ons in staat stellen om op verschillende tijdstippen en vanaf verschillende locaties samen te werken. Een goed voorbeeld zijn de online whiteboards waar alle teamleden post-it’s kunnen plakken of kunnen reageren op informatie. Hierdoor kunnen leden die geografisch ver uit elkaar zitten toch de nodige expertise inbrengen. Maar het geeft een team ook de mogelijkheid om goede ideeën die zich niet aan een agenda houden te delen met de elkaar. Het tempo waarin we kunnen innoveren neemt toe.

Durven falen is een pré

Binnen deze online omgevingen is een cultuur die ruimte geeft om achteraf excuses aan te bieden in plaats van op voorhand toestemming vragen van groot belang. Falen is een cruciaal onderdeel van het groepsproces en het is van groot belang dat er een respectvol mechanisme die de waarde van falen erkent en koestert.

De bijeenkomsten gedijen bij het samenvoegen van mensen met verschillende specialismen. Doordat mensen van verschillende afdelingen ieder met een andere achtergrond tijdelijk samen bij elkaar gezet worden er nieuwe onverwachte inzichten gegenereerd. Nadat deze mensen terug zijn gegaan naar hun eigen omgeving zullen ze deze nieuw ontwikkelde inzichten meenemen. Hierdoor ontstaat een sfeer van organische ontwikkeling en vernieuwing.

Een perpetuum mobile

Nadat mensen binnen deze bijeenkomsten creatieve ideeën hebben gegenereerd is het van belang dat er ook nagedacht wordt over het vervolg. Veelal is de nieuwe manier van denken goed bevallen en is er een behoefte ontstaan om dit vaker en op regelmatige basis te doen. Fysieke ruimtes waarin met een bepaalde regelmaat Design Thinking sessies plaatsvinden maar ook gebruik makend van online oplossingen om geografische afstanden te overbruggen zijn dan handig. Zeer effectief is een mengvorm van fysieke en online bijeenkomsten.

Een mooie kans

Bij Design thinking gaat het vooral om een nieuwe manier van denken. Deze  kan het soms abstract overkomen en vooral binnen een cultuur van vergaderingen en mijlpalen kan deze onderzoekende en iteratieve manier van werken die zo belangrijk is voor het creatieve proces in het gedrang komen. De verschuiving van een lineaire hiërarchische aanpak naar een onderzoekende, iteratieve en incrementele aanpak kan geprikkeld worden door het  faciliteren van een omgeving waarbinnen het proces op een natuurlijke manier kan gedijen. Denk hierbij aan project ruimtes die zowel on- als offline vormgegeven kunnen worden. En als de samenstelling van het team en de briefing goed is ligt er een mooie kans om met snelle kleine stappen innovatie permanent onderdeel te laten zijn van een organisatie.

Bronnen